地方自治体向け会議インテリジェンス

Meeting Insightsは、会議の書き起こし、議題、採決、関連文書を自動的にリンクして、会議の流れで発生した事実に一致する一貫性のある議事録と公式記録を作成します。

透明性と記録に関する義務に対応する機能は、下記の通りです。  

• 議論、動議、採決、成果を明確に示す、議事に沿った議事録作成
• 最終的な議事録を、地域の透明性要件に準拠した形式で公開ポータルに公開
• 厳格なアクセス制御により、機密性の高い内部情報は保護しつつ、公的記録へのアクセスを実現
• FOIA（情報公開法）、サンシャイン法、ブラウン法などの法規制への準拠に対応

Meeting Insightsは、既存のツールを置き換えるのではなく、連携して機能します。Microsoft TeamsやZoomの会議を直接、または既存の会議室システムや録画システムからアップロードした録画から会議情報を取得することができます。その後、貴組織が提供する議題、採決結果、会議ファイルなどを使用して議事録の草案や要約を生成するため、現行の既存のアジェンダ作成、ストリーミングや記録のワークフローはそのままに、AIによる自動化を追加することができます。

Meeting Insightsは、政府機関レベルのセキュリティ、プライバシー、データガバナンスを前提に構築されています。すべての会議データは、AzureやAWS、所有ストレージなど管理された環境で保存・処理することができ、データのホスティングと管理方法はIT部門の決定に従います。AIによる知見生成は管理者が承認した会議でのみ行われ、データは顧客ごとに分離して保管され、外部のAIモデルの学習に使用されることはありません。ロールベースのアクセス権限設定と監査証跡により、権限を付与したユーザーのみが特定の会議や記録にアクセスできるようにしています。

はい。Meeting Insightsは、事務職や職員が記録の最終版を常時管理できるように設計されています。システムは文字起こし、議題、採決から議事録の草案を生成し、権限を与えられたユーザーが組み込み済みの編集ツールや市が承認したテンプレートを使用して、内容を確認、編集、承認することができるようにしています。確認後、承認された議事録は、内部回覧に回され、要対応事項を各部署に共有したのち、公式記録として公開ポータルに公開されます。

はい。Meeting Insightsは公開審議と内部会議の両方に対応しているため、全体で単一の組織的記憶を構築することができます。議会、委員会、理事会はこれを公開審議に、一方、管理職、部局長、職員は内部の要点伝達、検討、作業会議に利用できます。これらはすべて検索可能なアーカイブに保管されるため、散在するメモやファイルを探し回ることなく、一か所で瞬時に、トピック、決定事項、話者別検索で情報を探し出すことができます。